Sorveglianza

Vigilanza sugli archivi statali

 

Nell’ambito delle loro funzioni istituzionali, gli Archivi di Stato svolgono l’attività di sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici statali presenti nel territorio di competenza. La materia è disciplinata dal codice dei beni culturali (D. lgs 42/2004) e dal regolamento approvato con DPR 37/2001, che attribuisce agli Archivi la funzione di controllo sugli archivi dello Stato, vigilando sulla tenuta degli archivi correnti e di deposito e collaborando alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti per un corretto funzionamento del servizio archivistico presso ogni ufficio pubblico come previsto dall’art. 63 del DPR 445/2000.

La funzione di vigilanza è svolta dalle Commissioni di sorveglianza. Esse sono organi collegiali misti, formati da quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di appartenenza, uno del Ministero dell'Interno (Prefettura) e uno  dell'Archivio di Stato  competente per territorio (Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37) Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della L. n. 50/1999).

Uno dei principali compiti della Commissione è la predisposizione delle proposte di scarto dei documenti destinati alla eliminazione e la selezione della documentazione destinata alla conservazione permanente in base ai piani di conservazione adottati presso ciascun ufficio.

La documentazione destinata alla conservazione, insieme agli strumenti che ne permettono la consultabilità, sarà consegnata - versata - all’Archivio di Stato competente per territorio, una volta decorso il periodo “previsto dalla normativa vigente” dall’esaurimento dell’affare cui si riferiscono le carte.


Attualmente le Commissioni di sorveglianza attive in provincia di Ancona sono 48.