Massimari di scarto

L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti».

Le operazioni di individuazione della documentazione da scartare  sono uno dei momenti più delicati della vita di un archivio, in quanto irreversibili. Esse  non devono mai compromettere il vincolo archivistico, che fa sì che un archivio possa essere considerato un "complesso organico".

Per procedere allo scarto è necessario stabilire criteri e regole il più possibile oggettivi. Fondamentale, pertanto, è la predisposizione di un "piano di conservazione", che preveda per ogni tipologia di atto un termine cronologico di giacenza, che va dal minimo di un anno a tempi illimitati,  che individui quei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridica o amministrativa e che non sono considerati di rilevanza storica tale da renderne necessaria la conservazione permanente.

E’ consultabile  l’elenco  dei piani di conservazione e dei massimari di scarto conservati  presso l’archivio di Stato di Ancona.